Processus d’onboarding : la clé pour engager ses salariés ?

Saviez-vous qu’un salarié sur cinq en France quitte son entreprise au bout de seulement trois mois à cause d’une mauvaise intégration ? Et que 4% décident même de partir à cause d’une première journée désastreuse ? ^[1]Selon les chiffres de l’étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success Si l’onboarding est devenu un vrai sujet en entreprise, c’est parce qu’il est indispensable pour intégrer, engager et retenir les nouveaux arrivants.
Un élément crucial de ce processus, c’est de s’assurer que les nouveaux collaborateurs aient toutes les informations nécessaires pour faciliter leur arrivée et s’intégrer le plus vite possible. C’est là que l’auto-positionnement prend tout son sens. Intégrer un questionnaire d’onboarding dès les premières semaines permet aux salariés d’être au clair sur ce qu’ils savent déjà et ce qui leur reste à découvrir pour se sentir à l’aise au sein de l’équipe et être entièrement opérationnels.

Pourquoi soigner son processus d’onboarding ?

Traduit littéralement, “onboarding” signifie “embarquement”. Plus qu’une “simple” intégration, l’onboarding fait référence à la démarche, la mise en place du processus d’intégration, avec de vrais outils et méthodes. Véritable point de départ de l’expérience collaborateur, il est décisif pour la suite de la collaboration.

Aujourd’hui, selon Thibaut Chambon, Strategic Account Manager chez Oracle, l’un des principaux enjeux des directions RH est l’attraction des talents. “Nous faisons face à une pénurie de talents sur certains métiers comme l’IT, la data science, la recherche et la gestion de projet”. Une fois ces talents recrutés, tout l’enjeu est donc de les retenir.

D’où le rôle majeur de l’onboarding, qui permet à la fois de :

Fidéliser les nouveaux collaborateurs, en leur montrant que l’entreprise investit en eux
Faciliter les tâches administratives liées à l’embauche et à la prise de poste
Se familiariser avec son environnement de travail
Créer une cohésion d’équipe entre les nouvelles recrues et les salariés, avec des activités de “teambuilding” par exemple
Faire connaître et promouvoir la culture d’entreprise. Le processus d’onboarding est le moment idéal pour véhiculer les valeurs, les modes de travail, les comportements à privilégier…

Mais comment mettre en place un processus efficace ? Nous vous partageons celui que nous avons déployé chez Learning Boost.

Quelles étapes suivre ?

La première étape consiste à préparer l’arrivée des nouveaux collaborateurs en amont. C’est-à-dire gérer les aspects administratifs et RH pour que tout soit prêt le jour J. En outre, l’organisation de la première journée est cruciale pour que les nouveaux se sentent accueillis. Prévoir un déjeuner d’équipe, une réunion d’onboarding avec le manager, quelques points avec d’autres personnes pour plonger le collaborateur dans le vif des sujets… Autant de bonnes pratiques qui fluidifient le processus.

Puis pour le premier jour du nouvel arrivant, l’important est de lui donner accès à toutes les informations dont il aura besoin dans les semaines à venir. De nombreux outils permettent de créer des plateformes intuitives et faciles à utiliser, comme Notion, que nous avons testé et approuvé.

Exemple de site d’onboarding créé sur Notion

Nous étalons le processus sur environ 1 mois et fixons des objectifs hebdomadaires. Par exemple, à la fin de la deuxième semaine, avoir fini ses vis-ma-vie avec les différents membres de l’équipe. “Ses quoi ?” me direz-vous peut-être. Les vis-ma-vie, ce sont des temps d’échange pour faire connaissance et savoir quel est le rôle de chacun.

Nous effectuons également un suivi hebdomadaire pendant ce premier mois pour répondre aux doutes du nouveau collaborateur, s’assurer qu’il comprend bien tout ce qu’il découvre et qu’il suit les différentes étapes d’intégration.

Enfin, nous faisons passer un questionnaire d’auto-positionnement aux nouveaux salariés pendant leur premier mois. L’objectif : les aider à se familiariser avec les modes de travail, les processus, les valeurs de l’entreprise, les comportements à privilégier… Mais aussi à mieux connaître et appréhender le marché et les offres de l’entreprise.